師走の候、会員の皆様におかれましてはますますご清祥のこととお喜び申し上げます。 さて、当法人成立後初めての会員総会・セミナー・懇親会が、12月7日、70余名の会員のご出席をいただいて開催されました。会員総会の議事録は当法人のホームページの活動報告に掲載しておりますので、ご参照ください。セミナーでは現在の成年後見制度の発足から深く関わってこられた小池信行会員が「成年後見制度の現状と問題点」について講演されました。大変参考になる内容の濃い講演ですので、録音したものを書面にして近々全会員に配付する予定です。 なお、今号では、小畑理事の「随想」と、アララギ派の歌人でもある皆川二郎会員が東北アララギ会の歌誌「群山」平成9年1月号に寄稿された記事を掲載いたします。(NN)
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随想(理事 小畑和裕)
1 公証人を退任してから4か月が経過しました。現役のころは、毎朝5時に起床し、8時半には役場に出勤しました。お陰様で多くの人たちのご指導、ご協力を得て8年3か月間を1日も休むことなく、終えることができました。ありがとうございました。公証事務のうち、法律的な事務は言うまでもないことですが、自営業者としての事務はどなたもそうでありましょうが、全く初めての事務であり戸惑うことも多くありました。さて、現時点で会員の皆様、特に現役の公証人である会員の皆様に何か参考になる事柄はないかと考えた結果、公証人を退任する際の事務手続きなら少しはお話できると思いますので、私の拙い経験の一端を恥を忍んで披露したいと思います。
2 「終わりよければすべてよし。」という言葉がありますが、自営業者としての事務のうち、退任をする手続きについては、特にそのためのマニュアルもなく、今となれば後任者に多大の迷惑をかけていることと思い、申し訳なく思っています。この事務は、大きく分けて、公証役場の①内部的な事務と②外部的な事務に分けることができると思います。
内部的な事務としては、後任の公証人への引き継ぎ事務があります。私の場合には、スムーズに引き継ぎを行うつもりでしたが、うまく行うことができませんでした。また、詳細な引継書を作成すべきでしたが、雑なものになって申し訳なかったと反省しています。一方、書記には、あらかじめ、3か月前に退任の日を告げました。書記の都合もありますので、後任者に対して、同人を引き続き任用するかどうかを確認し、その結果を知らせました。また、顧問税理士についても、退任の旨を告げ、後任者の意向も聞き、対応しました。私の場合は、8月1日退任でしたので、書記の所得税の計算等の事務がありましたので、3か月前くらいには、退任する旨告知しました。書記が雇用保険、厚生年金等に加入している場合には、事業主の変更手続きがそれぞれの官公署で必要になります。
外部的な事務についていえば、電子定款認証に使用する電子証明書等の返還等の事務については、所属法務局が一切を行ってくれますので、その指示に従うことになります。退任発令日の1か月前くらいに、法務局の直接の担当者に挨拶してお願いしたほうが良いと思います。具体的な手続きは、それぞれの時期に、法務局から通知がありました。退任の発令を法務局で受ける際に、既に交付を受けている電子証明書3枚を持参して返納し、法務局では返納された証明書に新たに証明番号を付し、新任の公証人に交付することになります。
次に、役場の賃貸借関係があります。後任者が、引き続き賃貸借を継続するかどうかの意思を確認したうえ、可能な限り早めに、担当者に連絡をしたほうが良いと思います。特に家賃の徴収を管理会社が行っている場合には、オーナーとの連絡及び手続きに時間がかかる場合もあります。私の場合、入居しているビルのオーナーが当初から3人も変わっていて、契約書の作成も日々の事務に追われて、ルーズであったため、敷金返還債務などが適正に引き継がれているかも不安でした。早めに対応するに越したことはありません。一番困ったのは、電話機、コピー機、パソコン、電子認証の機器等の移転手続きでした。特に電話機については、任命当初は、近くのNTTのサービスステーションに行き、簡単に手続きが終わったため、のんびりしていましたが、その後、光電話を入れNTT以外の会社が参入していたり、サービスステーションもなくなり、後任者に随分迷惑をおかけしました。電話料金、コピー料、リース料などの請求書は、手続きの連絡先を確認する必要があるため、3、4か月前ころからしっかり保存しておく必要があります(料金の徴収と、移転の手続きは会社が異なる場合もあります。)。また、料金請求日の〆の都合上、後任者に迷惑をかけることにもなります。
なお、当然ですが公証人の自営業の廃業の届が必要です(顧問税理士がいる場合には同人が行います。)。公証人のほとんどの方が中小企業共済金を積み立てておられると思いますが、この積立金を受領する際には、廃業届の写しが必要になります。余談ですが、この積立金を分割により受領するか、一括で受領するかについては、よく考える必要があります(分割だと毎年の所得になり、税申告の問題があります。)。
3 以上拙い経験を述べましたが、要は早めにかつ後任者と十分に意見交換を行うことが必要だと思います。
小畑和裕 第2回日本語文章能力検定協会「心に響く三行ラブレター」より * もし天国で僕を見つけても どうか知らんぷりでいてほしい。 今度も、僕からプロポーズしたいから。 |
皆川二郎 歌集「源流地帯」(平成25年6月)より* かたくなに吾と暮らすを拒みゐる母ふる里に老い深みつつ 再びの職に就かむと移り来ぬみちのくに入る白河の街 事務室に妻の活けくれしユリの花風入るたびに香り放ちぬ 峠二つ越え来て山間のわが生れたるからむしの里 遠く住む孫の写メール届くたびほつと安らぐ妻の笑顔に 母の名を石に刻みて納めたり落葉散りしくふる里の墓地 心身のいづこか常に病む妻と支え合ひつつ四十年経つ 微かなる稲のさやぎを聞きしとき蛍幾つか光放てり |